A Polár kereskedelmi információs rendszer legegyszerűbb változata a számlázó program. A kimenő számlák elkészítéséhez elegendő a cikktörzset és a vevőtörzset karbantartani. Egy ilyen rendszer üzemeltetéséhez már csak egy nyomtató kell, és már írhatjuk is a számlákat.
Amennyiben szolgáltatásokat számlázunk, akkor a készletet nem kell nyilvántartani. Ha kereskedelmi tevékenységet folytatunk, akkor célszerű a bejövő bizonylatokat (bejövő számlákat és szállítóleveleket) is a rendszerbe berögzíteni, mert akkor a készletet is nyilvántarthatjuk. A számlázó program futtatható hálózatban, azaz egyidejűleg több számítógépen is. Számlázó program használatát kényelmessé teszik a rendszerbe beépített kereső funkciók. Leggyakrabban a szótöredékes keresést használják az ügyfeleink, de meg lehet jeleníteni a cikkeket a képernyőn ABC sorrendben, főcsoportonként, alcsoportonként, gyártók szerint vagy akár cikkszám növekvő sorrendben is. A számlán a termékek megnevezése 46 karakteren jeleníthető meg, tehát a megnevezéseket szükségtelen feleslegesen lerövidíteni. A program kezeli a többsoros megnevezéseket is. Szolgáltatások számlázásánál gyakran lehet erre igény. A számla tételsorainak a száma paraméterezhető, helyes beállítással papírt takaríthatunk meg. A számlára szabad szöveg is írható. A program a mátrix nyomtatókat is kezeli.
A számlázó program fő jellmezői:
- terméktörzs kezelése
-termék főcsoport, alcsoport, gyártó kezelése
- szállítótörzs nyilvántartása
-bejövő számlák, szállítólevelek kezelése
-árajánlat kérése, megrendelés szállítótól
- vevőtörzs nyilvántartása
-kimenő számlák, szállítólevelek készítése
- árajánlat készítése
- vevői megrendelések nyilvántartása
- kimenő és bejövő számlakönyv automatikus vezetése
- számlakiegyenlítések könyvelése
- analitikus és összegfokos lekérdezések
- napi, havi és éves zárások készítése
- felhasználói jogosultságok kezelése
A mellékelt ábrán egy készpénzes számlát láthatunk.
A Polár kereskedelmi információs rendszer egyes moduljai kompatibilisek egymással, így a számlázó program a későbbiek folyamán új modulokkal bővíthető.
