A vonalkódok lehetővé teszik a termékek gépi úton (vonalkód olvasók segítségével) történő azonosítását, és a készletmozgások (beszerzések, értékesítések, rendkívüli mozgások, ...) pontos és gyors feldolgozását. Mivel a vonalkódok a termékeket egyértelműen azonosítják, a Polár kereskedelmi információs rendszerben a termékek vonalkódja egyben a termék azonosítója (cikkszáma). Egy új termék felvitelekor, tehát nem kell először egy cikkszámot "kitalálnunk", majd ehhez a cikkszámhoz a vonalkódot hozzárendelnünk ahhoz, hogy a terméket a cikktörzsbe fel tudjuk vinni. Bizonyos esetekben előfordulhat az, hogy célszerű egy termékhez további vonalkódokat is társítani. Ilyen esetben az elsőként megadott vonalkódot vezérkódnak nevezzük. A vezérkódhoz társíthatunk például gyűjtőkódot (pl.: a kínálókarton kódot, zsugor kódot, ... stb) is. A vonalkódok társításából fakadó előnyöket nem csak az értékesítés során, hanem a beszerzéskor és a leltározáskor is kihasználhatjuk.
A vonalkód olvasók 3 típusát (vezetékes kézi scanner, vezeték nélküli kézi scanner, pultscanner) használjuk az igényeknek megfelelően. A mellékelt ábrán egy vezetékes kézi scanner látható.
Vezeték nélküli kézi scanner használatát abban az esetben ajánljuk, amikor a termékeken lévő vonalkódok leolvasása a vezetékes kézi olvasókkal problémás vagy nem megoldható. Gondoljunk például arra az esetre, amikor a raktárban egy vevő tételeit egy raklapra összekészítettük és be kellene olvasnunk a vonalkódokat. Egy vezeték nélküli (rádiófrenkvenciás) vonalkód olvasóval könnyen körbejárhatjuk a raklapot, és beolvashatjuk a termékek vonalkódjait. Terjedelmes vagy nehezen mozgatható termékek esetén - melyek az eladópulton el sem férnek - praktikusabb és kényelmesebb is ezeket az eszközöket használni.
Extrém hőmérsékleti viszonyok esetén gyakran csak vezeték nélküli vonalkód olvasók vagy vonalkódos adatgyűjtők használhatók. Extrém hidegben a vezetékek megfagyhatnak és könnyen eltörhetnek. A vonalkódos adatgyűjtőkről a honlapunkon részletes tájkoztatást adunk.
A mellékelt ábrán egy vezeték nélküli kézi scanner látható. Ilyen esetben a számítógép és a vonalkód olvasó közötti kommunikációról a dokkoló egység gondoskodik. A dokkoló egységben nemcsak tárolhatjuk a vonalkód olvasót, hanem biztosítja az akkumulátor töltését is.
A pultscanner használatának több előnye is van egy egyszerű vezetékes kézi scannerhez képest. A pultscannerek esetében egyrészt az eladó mindkét keze szabad, tehát könnyebben tudja a termékeket mozgatni, másrészt nagyobb olvasási kapacitással rendelkeznek, azaz a termékek vonalkódjait akár mozgás közben is le tudják olvasni. A pultscannerek tőbb lézersugarat vetítenek a termékekre, ezért nagyobb az olvasási teljesítményűk. Manapság az álló helyzetű pultscannerek használata a gyakoribb. A mellékelt ábrán is egy ilyet láthatunk.
Megjegyezzük, hogy az értékesítési pontokon gyakran célszerű a pultscanner mellett kézi vonalkód olvasót is használni.