A kereskedelmi egységek (nagyker, kisker) gyakran eltérő információs rendszert használnak, melyek semmilyen összeköttetésben nincsenek egymással. A bizonylatok (számlák, szállítólevelek) jellemzően csak papíron közlekednek a partnerek között, így például a szállító által elkészített bizonylatot a vevő csak manuálisan tudja az információs rendszerébe berögzíteni. Az adatok manuális feldolgozása - a tételek számától függően - akár órákat is igénybe vehet. A bizonylat összes tételének a feldolgozása után - de még a tárolás előtt - a felvitt adatokat egyeztetni kell a bejövő bizonylat megfelelő adataival. Amennyiben nincs egyezőség, akkor kezdődik az adatok "összeolvasása", tehát egy másik dolgozó segítségét kell kérnünk, hogy megkeressük az eltérés okát. Akár újabb órák is eltelhetnek ismét, hiszen figyelnünk kell arra, hogy a termékek, a mennyiségek és a beszerzői árak minden tételsorban megegyezzenek. A bejövő bizonylatok manuális feldolgozása nagy figyelmet igénylő, összetett és időigényes folyamat.

A Polár kereskedelmi információs rendszerben az "E" számla modul segítségével "elektronikus" bizonylatokat dolgozhatunk fel. Ezt a modult azért fejlesztettük ki, hogy az árubeszerzések felvitele pontosabb és gyorsabb legyen. A bejövő elektronikus bizonylatok származhatnak "külső" vagy "belső" forrásból is. Az "E" számla modul egy gyorsan megtérülő program kiegészítés.

Az "E" számla modul segítségével idegen rendszerből ("külső" forrásból) származó bejövő számlát vagy szállítólevelet is fel tudunk dolgozni. Egyes nagykereskedésekben az ügyfeleink kapnak elektronikus bizonylatokat, melyeket a program kiegészítés segítségével gyorsan, pontosan és egyszerűen fel tudunk dolgozni. Az elektronikus bizonylatok különböző módon (e-mail, FTP, pendrive) állhatnak rendelkezésre, és a feldolgozásuk az áru megérkezése előtt is elkezdődhet. A "külső" bizonylatok esetében az adatáramlás egyirányú. A bizonylatok feldolgozása során szinkronizálásra kerülnek a cikkszámok, így eltérő cikkszám rendszer esetén is biztosítva van a pontos feldolgozás, az értékben és a mennyiségben történő egyezőség. A feldolgozás során tájékoztatást kapunk a beszerzési árak esetleges változásairól is. Meg kell azonban jegyeznünk, hogy az új termékeket a cikktörzsbe manuálisan kell felvinni.

A vállalkozásoknak több telephelyük, üzletük vagy raktáruk is lehet. A telephelyek, az üzletek vagy a raktárak közötti ("belső") árumozgások kezelésénél is hatékonyan használhatjuk az "E" számla modult. A belső árumozgások esetében nagyon egyszerű a bizonylatok kezelése. Mondhatnánk, hogy egy csapásra (egy szállítólevél elkészítésével) két legyet ütünk, azaz két bizonylatot dolgozunk fel. A küldő fél által előállított kimenő szállítólevél egyben a fogadó fél bejövő szállítólevele lesz, mely gépi úton - gyakorlatilag manuális beavatkozás nélkül - feldolgozható. Az elektronikus bizonylatok különböző módon (e-mail, FTP, pendrive) állhatnak itt is rendelkezésre, sőt a bizonylatok feldolgozása távolról (pl.: a központból) is kezdeményezhető. A cikkek, a főcsoportok, az alcsoportok és a gyártók adatait automatikusan szinkronizáljuk. Az elsődleges azonosító adatok (pl.: a cikkszámok) egyezősége az alapja a közös készlet- és forgalom kimutatásnak. Egy üzletláncon belül mindegyik egység lehet küldő és fogadó fél is, de követhetőbb az árumozgás, ha egy üzlet csak a központból kap elektronikus bizonylatokat.